|
动物科技学院学生分会会办公室管理制度
第一章 总 则
学生会办公室是开展学生日常工作所必须的重要场所，为提高学生会工作效率并提升学生会整体形象，给学生会成员提供一个良好的办公环境，特制订此制度。
第二章 值班工作
1、学生会办公室值班人员由办公室负责安排，值班人员必须严格按照值班工作表进行值班，并提前做好值班准备，不得迟到，早退，无故离岗，若有特殊情况不能值班者应提前向部长请假并获得允许。
2、学生会办公室钥匙由专人负责传递，钥匙若有遗失或损坏，由当事人负责。
3、值班人员须查看值班记录本，做好值班交接工作，并在值班工作中认真做好值班记录，做到详细具体。
4、值班人员负责礼貌接待来宾，并及时沟通情况，尽力为其解决问题。
5、值班人员须遵循《动物科技学院学生分会物品管理制度》处理物品出借问题，并在值班记录本上做好相关记录。
6、值班期间如遇特殊情况，值班人员须及时向有关人员请示，妥善处理。
7、值班人员须注意仪容仪态以维护学生会形象。
8、值班人员应自觉维护办公室秩序，保持办公室清洁，离班时关好电器与门窗。
第三章 物品管理制度的完善
为了严格学生会办公室物品的管理，积极配合其他部门开展活动，高效率的做好服务工作，特制定本制度。
（一）、物品管理办法
1、有物品归学生会所有，任何个人需有爱护意识，不得私自占有。学生会所有物品由办公室统一管理，并由办公室主任负责。
2、各部门所需文件类物品由办公室统一采购。
具体程序：
1）部门负责人在写活动策划时有经费预算。
2）活动举办之前列出所需物品清单，交至办公室。
3）办公室填写预算清单，交主席团审批。注：特殊情况另作考虑。
3、物品借用归还制度：
1）借用物品：准确填写《物品借用登记表》。
借用者职责：
①借用者认真看管物品，不得丢失、损坏。否则，按照处罚规定进行处理，情节严重者上报团委并通报批评。
②借用者应及时归还物品，以便于其他成员更好使用。
③借用者需积极配合办公室人员工作，不得擅自借出学生会物品。
2）借出物品：必须及时归还，归还时须由办公室记录并检查备注有无损坏，且需填写《物品归还登记表》。
注：
①院内：学院内部需有部长签字方可生效。借用人列出所借物品清单，借用时间，附有其所在部门部长签字的借条，并有学生会同学做证明人，留下具体联系方式，登记后方可借出。
②学院之间：学院间需有学院团总支盖章认可方可予以借出。借用人列出物品清单，借用时间，附有其所在学生分会的团总支盖章认可的借条，并有陪同同学做证明人，留下具体联系方式，经办公室成员登记后方可借出。
③归还办法：借用人需在规定时间内交还给学生会办公室。
④学生会办公室物品不可由擅自借出，特殊情况需经团总支老师许可。
4、重要文件、资料、档案概不外借。
5、经考证，造成非耗材的一切损失由借用者负责赔偿。
6、办公室定期对学生会所有物品进行统计并记录，统计结果公示，并对损坏物品追究责任。
7、需借用学生会办公室开会者，必须在开会前一天按照规定向办公室主任提出申请，以免出现各部门间的冲突。
（二）、处罚条例
1、没有按规定时间归还物品的予以警告，若再出现类似情况，则取消其做证明人资格。
2、借用期间造成非耗材的一切损失由借用者负责赔偿。若出现丢失则需按物品类型原价偿还。
3、对于未经办公室允许私自借用学生会物品者需在学生会办公室内通报批评。
4、本措施的实施采取责任分配到人制度，物品丢失首先负责的为借用人，其次为证明人，而作为经手人的办公室成员也需承担物品丢失或损坏的责任。
第四章 办公室秩序
1、值班人员值班工作完成后进行卫生打扫工作。
2、办公室大扫除采用部门轮值的方式，于每周日晚进行，部长带领部员完成办公室大扫除工作。
3、各部门需严格按照所分配的存放区域，合理摆放本部门物品，严禁随意在办公桌、会议桌、椅子、矮柜上堆放物品。
4、办公室向各部门提供物品临时存放地点，但存放时间不得超过三天。
5、办公室矮柜柜面，仅供宣传部摆放彩喷、海报、横幅等物品，其他部门未经主席团允许不得使用，宣传部须负责矮柜柜面的整理和清洁工作。
6、方凳一律存放在指定位置，不得随意堆放在办公室的其他角落，使用后须整齐叠放，归还原位。
7、办公桌物品摆放：
（一）各部长在工作完成后，须整理好相关物品与文件，确保办公桌面整洁；
（二）部门文件须存放入部门文件盒内或部门抽屉内，原则上不允许摊放在桌面上，若情况特殊，必须整齐叠放；
（三）饮用水、塑料瓶等与学生会工作无关的物品一律不得摆放在桌面上。
8、办公室主任于每天中午及晚上值班结束后，对办公室物品摆放情况进行检查，凡发现摆放不规范的物品一律没收，并对没收物品进行分类和记录，相关记录将作为部门考核其他项目的重要依据。若要领回没收物品，须由相关部长向分管主席递交申请，经批准后方可领回物品。
9、进入办公室前须先敲门，经允许后方可进入。进出办公室须随手关门。
10、值班时间禁止在办公室进行集体娱乐活动，个人的娱乐行为不得影响他人工作。
第五章 读书角管理
1、动物科技学院学生分会读书角中所有图书由各部门的部长与部员提供，每两个月更新一次；图书所有权属于图书提供者，使用权属于学生会全体成员，图书提供者可以在两个月期满之时取回图书，也可以在离开学生会时取回图书。
2、学生会秘书处将所有征集的图书进行整理、编号、登记，并负责读书角管理与维护工作。
3、学生会成员可于任意时段在办公室内翻阅图书，但不得带出办公室；若想借阅带走图书，须至秘书处办理图书借阅手续，手续经办时间为周一至周五晚上19:00至20:00，借阅期限原则上不超过两周，不得续借。归还图书时，须至秘书处办理归还手续。
4、如果图书已被借阅，其他借阅者可以至办公室进行图书借阅预约登记，按照预约先后进行图书借阅。
5、图书借阅者若逾期未还，将暂停其借阅权利，直至归还图书。
6、遗失图书者必须至秘书处登记并积极寻找，若在7天内寻找未果，则须按价赔偿图书。
7、读书角设心情笔记，借阅者可以在笔记上记录读后感、对读书角的建议及个人推荐书目等，但不得在笔记上随意涂写。
第六章 档案管理制度
为了加强学生会工作的系统性和科学性，总结经验教训，为今后的学生会工作提供必须的依据，学生会将以加强学生会工作档案的管理，作为实现干部个人资料和工作资料管理合理化、制度化的必要手段。
１、学生会的档案管理工作由学生会办公室负责，对学生会的文件、会议记录、校会以及兄弟院系发来的简报、各部门重大活动方案及其形成的材料分类归档管理。为学生分会的大型活动提供咨询，保障各项决策的科学性。
２、各部门的工作档案应由专人保管，凡大型活动的方案、总结及有关材料除本部门存档还须送一份办公室存档。
３、学生会档案分类为：规章制度、会议记录、工作计划及工作总结、各部门学期活动记录、学生干部档案、平时发放的文件等。平时有关档案都将据此分类，各类档案均要求电子版。
４、学生会各部门每学期初，应向学生会主席团呈交一份详细的工作计划。学期末，各部门应将本学期工作进行总结，整理制作各部门本学期活动记录。
５、部长级别以上（含部长）的干部每学期必须交一份详细的述职报告（个人总结），介绍任职期间的工作内容及工作经验教训，并存入档案。
６、各部开展大型活动应作详细的活动计划预算、活动记载、宣传文稿、活动图片及音像、活动总结等应认真记录活动开展情况，并及时交至办公室存档。
7、各类档案是主席团办公室对各部门工作表现作综合评价的重要依据，也是对学生干部进行考核和评优的依据，各部门应该认真对待。
|
